Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

После окончания процедуры ликвидации организации налогоплательщики обязаны обеспечить сохранность документации. О каких документах идет речь?

К ним относят все бухгалтерские, а также налоговые, трудовые и кадровые документы. Кроме того, для ряда предприятий обозначен ряд управленческих документов.

Закрытие предприятия по нормам

Что подразумевает термин ликвидация? Это прекращение рабочей деятельности фирмы или начало ее работы в другом статусе (после реорганизации, с новым составом учредителей). Как юридически грамотно поступить с образовавшимися за все время деятельности организации документами, сколько хранить документы после ликвидации ООО?

После того, как процесс ликвидации официально завершен и прекращены взаимоотношения организации с контролирующими органами налоговых инстанций, социального и пенсионного фондов, представителям этих служб уже не требуется предоставлять какие-либо документы. Но бывают ситуации, когда может возникнуть необходимость в обращении к документации бывшей фирмы. Поэтому законодательством и предусмотрены обязательные сроки по хранению документов.

Эти сроки едины и не зависят от рода деятельности, правового статуса фирмы и применяемого ею режима налогообложения.

То есть, даже если баланс организации был нулевой, или предприятие находилось на упрощенной или вмененной системе, оно обязано соблюдать установленные сроки.

Документы

Бывшим работникам предприятия требуются различные справки и подтверждающие документы для назначения пенсий, установления стажа, назначения пособий. Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов.

Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года).

Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, документы должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. 23. Дополнительно, ряду предприятий может понадобиться согласование с комиссией государственного архива. Обычные фирмы передают дела в архив на договорных отношениях.

Можно выделить три группы документов по срокам хранения:

  1. Постоянно хранящиеся.
  2. Длительно хранящиеся – кадровая документация по сотрудникам хранится 75 лет.
  3. Временно хранящиеся – не больше 10 лет.

Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях. Документы третьей группы такие учреждения хранить не обязаны и могут отказать в их приемке. Для временно хранящейся документации существуют профессиональные архивные компании.

О персонале

Наиболее длительные сроки определены для документации по персоналу. По кадровой документации, трудовым книжкам увеличен срок хранения. До пяти лет необходимо хранить табеля по учету рабочего времени.

Среди прочего определено, что 75 лет обязаны храниться:

  • трудовые договора;
  • карточки личные по всем сотрудникам, (включая временно работающих);
  • неистребованные подлинники личной документации (книжки трудовые, документы об образовании);
  • книги и вкладыши учета трудовых книжек;
  • удостоверения командировочные работников, направленных в районы Крайнего Севера, а также в местности, приравненные к ним;
  • приказы об увольнениях/приемах на работу либо о переводах;
  • документы по заработным платам работников;
  • акты по травмам и авариям на производстве.

Табеля, графики трудовые, справки о заработках, расчетные ведомости и журналы хранят 5 лет; документацию, связанную с аттестацией мест работы — 45 лет.

Бухгалтерские

Документы подлежат хранению в течение четырех лет согласно 23 статьи НК РФ. К ним причислены: данные налогового и бухгалтерского учетов; регистры; первичные документы; счета-фактуры; документы по оплате налоговых платежей; документы, подтверждающие доходы и расходы.

Ряд документов относится к первой группе и подлежит постоянному хранению:

  • книги по учету доходов/расходов ИП/организаций на УСН;
  • свидетельства, связанные с постановкой на учет;
  • полисы страхования по опасным объектам производства;
  • отчетность финансовая по стандартам МСФО;
  • документы и акты по операциям с недвижимостью;
  • документы по утверждению и рассмотрению бюджетной бухгалтерской отчетности.

Документы с истекшими сроками длительности хранения на момент передачи в архив подлежат уничтожению с обязательным составлением акта.

Регистрационные

Документация по уставной деятельности предприятия подлежит сдаче в архив (протоколы собрания, решения и прочее) в установленном порядке.

Документация, связанная с первичной регистрацией бывшего предприятия, в полном объеме имеется в налоговых органах по месту учета, поэтому хранению не подлежит.

В случае необходимости, вся информация может быть запрошена в ИФНС.

Ликвидационные

Все документы, связанные с ликвидационными или реорганизационными процедурами, также относятся к регистрационным делам по организациям, которые уже прекратили свою деятельность.

Такая документация подлежит обязательному хранению в налоговых органах на протяжении 15 лет с момента записи в государственных реестрах о соответствующей процедуре.

Подобная информация хранится отдельно от общих сведений по действующим фирмам и предпринимателям и по истечении срока хранения также передается в государственные архивы.

Предварительно обязательно проведение экспертизы по установлению ценности информации и длительности хранения документов. Порядок и последовательность действий процедуры установлены в Правилах хранения Постановлением № 760 от 13 декабря 2005 года.

Избавиться по правилам

После ликвидации общества лица, назначенные ответственными по данной процедуре (к ним могут относиться члены комиссии по ликвидации или конкурсные управляющие, либо учредители), обязаны произвести три действия:

  1. По закрытию расчетного счета. Данная операция производится по заявлению клиента на основе выписки об исключении из ЕГРЮЛ. После закрытия счета необходимо уведомить налоговые органы и фонды в семидневный срок (считаются рабочие дни).
  2. По передаче документации в специальные архивы согласно закона федерального № 125.
  3. По уничтожению всех печатей и штампов, чтобы избежать дальнейшего использования в мошеннических целях (Разд. 7 мет. рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003)

Ликвидационная комиссия обладает всеми полномочиями по управлению делами, в том числе организации передачи документов на хранение, ликвидируемой организации. Все подробности по организации хранения документации оформляются в акте – сроки хранения, места хранения, порядок обработки документов.

Если ликвидация была добровольной, следовало заранее заключить договор с архивом, чтобы передать на хранение все необходимые документы.

В обратной ситуации передается для хранения в архив только кадровая документация. В случае с реорганизацией ответственной за документацию становится сторона, принимающая дела. Когда идет разделение, это будет сторона с большим по величине уставным капиталом.

В заключаемом договоре необходимо предусмотреть:

  • на ком лежат расходы и обязанность по подготовке документации;
  • срок хранения;
  • кто несет расходы по уничтожению документов по окончании срока хранения;
  • обязательно дополнительно составляется акт в двойном экземпляре.

Чтобы передать документацию в центр государственной архивации необходимо обратиться в орган, управляющий архивами на территории субъекта России, адрес которого размещен на сайте местной администрации.

Предметы и документы, подлежащие уничтожению

В процессе подготовки документов на хранение необходимо выделить те, которые подлежат уничтожению в связи с завершением срока хранения. Это относится к документам бумажным и электронным.

По общим требованиям, содержащимся в налоговом кодексе, срок хранения бухгалтерской и налоговой документации не может быть меньше четырех лет.

Касаемо документов, подтверждающих убытки, срок сохраняется в течение всего налогового периода уменьшения убытка, то есть десяти лет.

Уничтожать можно документы того периода, проверка которого уже завершена.

Исчисляется срок хранения с 01.01 года за годом завершения дел. Процедура уничтожения документации оформляется актом унифицированной формы.

Помимо документов утилизации подлежат печати и штампы ликвидируемой организации.

Уничтожение печатей производится специальными штемпельными организациями по заявлению Председателя ликвидационной комиссии с предъявлением необходимых документов или самостоятельно силами организации с составлением акта. Если печать была учтена в реестре печатей, ее уничтожением должен заниматься орган, занимающийся учетом печатей.

Оформление

Непросто бывает передать документы на хранение, особенно, если бухгалтерия предприятия была не в порядке, длительно время нарушались условия учета, структуризации и внутреннего хранения документов. До передачи документов в архив, их следует предварительно подготовить. Для этого можно обратиться в специализированные фирмы.

Что включает в себя подготовка документации?

  1. Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения. Внутренняя организация дел должна быть упорядочена по хронологии, алфавиту или подгруппам.
  2. Подшивка дел – производится специальным образов в твердые папки с обязательным приложением бланков описи и заверения. Предварительно из документов должны быть удалены все предметы типа скрепок, скобок и прочее. Проколотые в четырех местах, документы переплетают и помещают в папки.
  3. Нумерация документов в делах – производится с помощью простого карандаша цифрами арабскими. Размещение чисел обязательно в правом верхнем углу; для схем, чертежей и рисунков – на обороте в левом углу.
  4. Опись внутренняя – необходимо составлять на отдельном бланке для документации со сроком хранения более десяти лет к моменту ликвидации. Обязательно указывать вид документа, количество его листов, номер по порядку. В конце описи прописью подводится общий итог.
  5. Обложка – делается по установленному формату к каждому делу с указанием названия дела, названия предприятия, дате создания и сроке хранения.

Если не уничтожать

Если при ликвидации организация не осуществит процедуру передачи документов в архивы, она может быть привлечена к административной ответственности. Это предусмотрено в Законе об архивном деле и в КоАП.

Суммы штрафов по ООО составляют: 2500-5000 рублей на ответственных лиц, 200000-300000 на юридических лиц.

Члены ликвидационных комиссий также подлежат наказанию и могут быть привлечены к ответственности уголовной за преднамеренное сокрытие документации.

Правильно организованный процесс передачи документов ликвидируемой организации на хранение в архив обеспечит спокойствие учредителей.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Сроки выплаты зарплаты по ТК РФ Сведения о ликвидации юридических лиц

Источник: http://ipopen.ru/likvid/likvidacija-ooo/skolko-hranit-dokumenty-posle-likvidacii-ooo.html

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Разделим ее на три группы: √ Учредительные документы√ Налоговая и бухгалтерская отчетность, отчетность во внебюджетные фонды√ Первичная бухгалтерская документация Учредительные документы находятся в регистрирующем органе, бухгалтерская и налоговая отчетность – в налоговом, отчеты в фонды – соответственно во внебюджетных фондах ФСС или ПФР.

Так что хранить их после получения свидетельства о ликвидации и исключении организации из ЕГРЮЛ на наш взгляд не имеет смысла.

Первичная бухгалтерская документация нужна в работающей организации в первую очередь для подтверждения задолженности дебиторской или кредиторской, подтверждения прав на имущество, а также даже для ответов по встречным налоговым проверкам.

ЭПК документы (расчеты, сведения,заявления, решения, списки,ведомости, переписка) обосвобождении от оплаты поналогам, предоставлении льгот,кредитов, отсрочек уплаты илиотказе в ней по налогам, акцизными другим сборам 5 лет ЭПК документы о зачислении налоговыхпоступлений в бюджеты разногоуровня и во внебюджетные фонды,задолженности по ним 5 лет Отчеты об исполнении сметы расходов: сводные годовые Постоянно годовые Постоянно квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности синтетические, аналитические,материальные счета бухгалтерскогоучета 5 лет документы (планы, отчеты,протоколы, акты, справки,докладные записки, переписка) опроведении документальных ревизийфинансово-хозяйственнойдеятельности,контрольно-ревизионной работе, втом числе проверке кассы,правильности взимания налогов идр.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Это относится к документам бумажным и электронным. По общим требованиям, содержащимся в налоговом кодексе, срок хранения бухгалтерской и налоговой документации не может быть меньше четырех лет.

Касаемо документов, подтверждающих убытки, срок сохраняется в течение всего налогового периода уменьшения убытка, то есть десяти лет.

Уничтожать можно документы того периода, проверка которого уже завершена.

Исчисляется срок хранения с 01.01 года за годом завершения дел. Процедура уничтожения документации оформляется актом унифицированной формы. Помимо документов утилизации подлежат печати и штампы ликвидируемой организации.

Уничтожение печатей производится специальными штемпельными организациями по заявлению Председателя ликвидационной комиссии с предъявлением необходимых документов или самостоятельно силами организации с составлением акта.

Руководителям настоящим и бывшим и собственникам это нужно иметь ввиду, в связи с тем, что практика вызова на допрос бывших руководителей уже ликвидированных организаций получила достаточно большое распространение.

Конечно, если, по мнению руководства организации среди документов могут оказаться те, которые могут являться серьезными доказательствами в уголовном, арбитражном, административном или гражданском процессе, то имеет смысл их хранить до окончательного завершения разбирательств по делу. В этом случае можно прибегнуть к коммерческим архивам.

Следует иметь ввиду, что если в коммерческий архив, придет официальный должным образом оформленный запрос из правоохранительных органов о предоставлении ваших документы, то архив обязан предоставить все запрашиваемые документы. По правилу хранения документов, подлежат хранению документы 5-ти летней давности.

Хранение документов при ликвидации ооо

Данные документы включают в себя:

  • Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
  • Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
  • Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
  • Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
  • Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
  • Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.

2. Историческую справку. Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.

Что делать с документами при ликвидации компании

Бухгалтерские Документы подлежат хранению в течение четырех лет согласно 23 статьи НК РФ. К ним причислены: данные налогового и бухгалтерского учетов; регистры; первичные документы; счета-фактуры; документы по оплате налоговых платежей; документы, подтверждающие доходы и расходы. Ряд документов относится к первой группе и подлежит постоянному хранению:

  • книги по учету доходов/расходов ИП/организаций на УСН;
  • свидетельства, связанные с постановкой на учет;
  • полисы страхования по опасным объектам производства;
  • отчетность финансовая по стандартам МСФО;
  • документы и акты по операциям с недвижимостью;
  • документы по утверждению и рассмотрению бюджетной бухгалтерской отчетности.

Документы с истекшими сроками длительности хранения на момент передачи в архив подлежат уничтожению с обязательным составлением акта.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

Ликвидация компании — это процесс прекращение ее деятельности или начало ее деятельности в новом формате (с новыми учредителями, в составе другой организации или после разделения на две дочерние фирмы).

Если закрытие ООО прошло в соответствии со всеми нормами и правилами, то налоговая служба и некоммерческие фонды (ПФР, ФСС, Росстат) прекращают свою работу по контролю над ее действиями, в том числе над внутренними документами. Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел.

Источник: http://k-p-a.ru/skolko-hranit-dokumenty-posle-likvidatsii-ooo/

Каковы основные виды документов ООО и сроки их хранения?

Документы после ликвидации ООО нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от  25.08.2010 № 558 (его юрисдикция распространяется и на частные организации) и иными нормативными актами, такими как, например:

  • Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
  • Постановление Правительства РФ № 1137, устанавливающее порядок использования различных документов для плательщиков НДС.

При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права.

Сроки хранения устанавливаются законом для конкретных категорий документов, которые задействуются в хозяйственной деятельности. К основным категориям документов можно отнести:

  1. Документы по личному составу.

Среди них:

  • до 75 лет хранятся личные дела сотрудников, договоры с ними, их персональные карточки;
  • до 45 лет — аттестационные документы.
  1. Документы по кадровой отчетности.

До 5 лет должны храниться:

  • табели для фиксации рабочего времени;
  • расчеты о премировании сотрудников;
  • документы, связанные с судебными спорами.
  1. Первичные документы и бухгалтерская отчетность.

В течение 5 лет должны храниться:

  • регистры учета;
  • отчеты о прибылях и убытках, баланс;
  • кассовые отчеты.
  1. Документы налогового учета.

До 5 лет должны храниться:

До 4 лет подлежат хранению:

  • книги учета по продажам, покупкам;
  • счета-фактуры.

Безусловно, это не исчерпывающий перечень категорий документов, которые могут применяться в деятельности ООО. Но указанные категории можно отнести к ключевым, тем, которые заслуживают приоритетного рассмотрения, как при текущей работе фирмы, так и при ее ликвидации.

Наши юристы знают ответ на ваш вопрос Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему, то спросите об этом нашего дежурного юриста онлайн. Это быстро, удобно и бесплатно!

  • Москва и область: +7-499-938-54-25
  • Санкт-Петербург и область: +7-812-467-37-54

Где хранятся документы после ликвидации фирмы?

Возникает вопрос: а где именно хранить документы, если фирма, их использовавшая, ликвидируется?

Документы, задействовавшиеся в хозяйственной деятельности фирмы, могут передаваться после ее ликвидации на хранение:

  • В вышестоящую организацию (если она имеется и продолжает вести свою деятельность).

В этом случае порядок передачи документов ликвидируемого ООО на хранение устанавливается в рамках частных договоренностей между двумя структурами.

  • В архив муниципалитета или государственный архив.

В этом случае между ответственными лицами ликвидируемого ООО (либо иными, которые имеют установленные правомочия) и архивной организацией заключается договор (как правило, на коммерческой основе) на обеспечение хранения документов.

Практические действия по подготовке документов ликвидируемого ООО в вышестоящую структуру либо в архив могут осуществлять:

  1. При добровольной ликвидации организации — ее ответственные сотрудники (например, специалисты кадровой службы), директор, учредители.
  2. При ликвидации компании в порядке банкротства – конкурсная комиссия, назначенная в рамках ликвидации организации.

К главным задачам ответственных лиц в части обеспечения сохранности документов можно отнести:

  • обеспечение целостности, комплектности документации, передаваемой в архив;
  • упорядочение документов (по отмеченным выше категориям и иным при необходимости);
  • проведение юридических процедур в рамках передачи документации в вышестоящую организацию либо в архив.

В ходе подготовки документов к передаче в компетентную структуру могут быть выявлены те, которые необязательно направлять в архив (в частности, в силу того, что срок хранения, установленный для соответствующих категорий документов, истек). Такие документы подлежат уничтожению в порядке, установленном отдельными нормами законодательства.

В случае если руководство ликвидируемой фирмы или ликвидационная комиссия не выполнят действий, направленных на передачу документов в компетентную структуру, то в отношении ответственных лиц могут быть инициированы серьезные санкции. Изучим их.

Передача документов ликвидированного ООО на хранение: ответственность

В отношении руководства фирмы или ликвидационной комиссии, нарушившей предписания законодательства об организации хранения документов ликвидируемого ООО, могут быть применены санкции в виде:

  1. Штрафа в 300-500 рублей, который выписывается на ответственное должностное лицо организации.

Основание: положения статьи 13.20 КоАП РФ.

Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.

  • 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
  • 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).

Основание: статья 13.25 КоАП РФ.

Санкция, о которой идет речь, применяется в отношении:

  • ООО в статусе участника рынка ценных бумаг при невыполнении обязанностей, связанных с обеспечением хранения ценных бумаг и иных документов, которые применяются в ходе различных финансовых правоотношений;
  • любого ООО, нарушившего предписания статьи 50 Закона «Об ООО» № 14-ФЗ, в которой устанавливаются требования по обеспечению хранения определенных типов документов.
  1. Санкций по ст. 325 УК РФ в виде:
  • штрафа в величине до 200 000 рублей (либо в размере дохода виновного лица за 1,5 года);
  • назначаемых исходя из серьезности правонарушения обязательных, исправительных, принудительных работ, ареста, лишения свободы (на сроки, определяемые в соответствии с УК РФ).

Указанные санкции применяются именно в тех случаях, когда обязанности по передаче документов в компетентные структуры выполняет ликвидационная комиссия — то есть, при банкротстве организации. Действия комиссии могут быть, таким образом, квалифицированы как намеренное сокрытие документов (или же их уничтожение — если оно имело место).

Источник: https://urlaw03.ru/bankrotstvo/article/skolko-xranit-dokumenty-posle-likvidacii-ooo

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

> Без рубрики > Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО прошло процедуру ликвидации, его документы не уничтожаются, а подлежат дальнейшему хранению. В статье рассмотрим порядок и срок хранения документов после ликвидации ООО.

Для чего нужно хранить документы после ликвидации ООО

Необходимость в хранении документов после ликвидации общества вызвана возможностью возникновения таких обстоятельств, при которых требуется поднять официальные отношения, заключенные при ведении деятельности ООО. К данным обстоятельствам можно отнести следующие:

  1. Обращение бывших сотрудников за информацией о своем стаже. В качестве объектов для данной информации выступают личные дела работников, сведения о периоде работы, зарплатные ведомости и др.
  2. Обращение учредителей и руководства компании для получения информации о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами. К ним относят первичную документацию, акты выполненных работы, акты приема-передачи, договоры, соглашения и прочие документы.
  3. Обращение контролирующих органов за получением информации из первичной документации и бухгалтерской отчетности.

После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:

Важно! При соблюдении сроков хранения документов не будет иметь значение действует ООО или ликвидировано.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:

Основные категории документовЧто в себя включаютСроки хранения
Документы по личному составуЛичные дела работников и персональные карточки75 лет
Аттестационные документы45 лет
Документы кадровой отчетностиТабели учета рабочего времениРасчеты о премировании работниковДокументы, имеющие отношения к судебным спорам5 лет
Первичная документация, бухгалтерская отчетностьРегистры бухучетаБалансыОтчеты о прибылях и убыткахКассовая отчетность5 лет
Документы налогового учетаДекларациирасчеты5 лет
Книги учета продаж, покупокСчета-фактуры4 года

Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.

Где хранятся документы после ликвидации ООО

Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:

  1. В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
  2. В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.

Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:

  1. Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
  2. Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.

Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:

  • обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
  • упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
  • проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.

При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.

Важно! Если руководством компании или ликвидационной комиссией не будут выполнены действия по направлению документов на хранение в компетентный орган, то им грозят серьезные санкции.

Подготовительные мероприятия перед передачей документов на хранение в архив

Несмотря на то, что документы на хранение передаются в профессиональные органы, вся документация должна пройти предварительную подготовку перед передачей в архив. При этом выполняется следующее:

  1. Сортировка документации, оставшейся после ликвидации ООО. Документы необходимо разложить по разделам, которым придается статус дела. Объем одного дела не должен превышать 250 страниц. Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается. Все дела следует сортировать по годам.
  2. Прошивка дел. Картонная папка с документы прошивается суровыми нитками через 4 отверстия. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, После этого листы в папке нумеруют, за исключением первого и последнего листа. Первый лист остается без надписей, а последний – лист заверителя.
  3. Нумерация папок дел.
  4. Оформляются обложки для дел. На обложках указываются: наименование компании полностью и кратко, заглавие, период собрания и число страниц в деле.
  5. Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче. Опись включает в себя историко-архивную справку, данные об учредителях, основной вид деятельности общества, смену участников, реорганизации общества, протокол о ликвидации ООО, а также данные о лицах, проводящих ликвидационные мероприятия.

После всех выполненных мероприятий дела складывают в коробку архивного хранения и после завершения ликвидации передаются в архив.

Важно! Опись дел, передаваемых на хранение в архив после ликвидации общества, следует составить в трех экземплярах.

Если компания работала продолжительный период времени, то документов останется очень много. Поэтому процесс подготовительных мероприятий к хранению может быть очень трудоемким и длительным. В этом случае вся подготовительная работа может быть выполнена сотрудниками архива по заключенному с ликвидационной комиссией договору.

Ответственность, если документы не были переданы на хранение

Если руководство ликвидируемого общества или ликвидационная комиссия нарушит требования законодательства об организации хранения документов ликвидируемой компании, то к ним могут применяться следующие санкции:

  1. Штраф в размере от 300 до 500 рублей (13.20 КоАП РФ). Такой штраф накладывается на должностное лицо компании, если нарушения не являются серьезными, например, если допущены ошибки в комплектации или ведении учета архивных документов.
  2. Штраф в размере от 2500 до 5000 рублей и от 200 000 до 300 000 рублей накладывается, соответственно, на должностное лицо и ликвидируемую организацию в иных случаях. Данная санкция накладывается в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ в отношении:
  • ООО, являющегося участником рынка ценных бумаг в случае невыполнения обязанностей по хранению ценных бумаг и других документов;
  • любых ООО, нарушивших требования ст. 50 закона 14-ФЗ «Об ООО», которой определяются требования по хранению определенных документов.
  1. Штраф в размере до 200 000 рублей (или в размере дохода виновного лица за 1,5 года) и иных санкции (в том числе принудительные работы, арест и лишение свободы). Данные санкции применяются в том случае, когда обязанность по организации хранения документов выполняется ликвидационной комиссией. То есть в случае банкротства компании. Действия комиссия могут расцениваться как намеренное сокрытие документов или даже их уничтожение.

Источник: http://buhland.ru/srok-xraneniya-dokumentov-posle-likvidacii-ooo/

Что делать с печатью при ликвидации ооо – порядок уничтожения – Как построить свой бизнес

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

После окончания процедуры ликвидации организации налогоплательщики обязаны обеспечить сохранность документации. О каких документах идет речь?

К ним относят все бухгалтерские, а также налоговые, трудовые и кадровые документы. Кроме того, для ряда предприятий обозначен ряд управленческих документов.

Процедура уничтожения печатей и штампов при ликвидации ООО

Закрывая компанию, собственники обязаны предотвратить несанкционированное использование фирменных бланков и штампов. Порядок уничтожения печатей федеральными актами не регламентируется. Способы их утилизации при ликвидации фирм выбирают владельцы. Все расходы, связанные с процедурой, относятся к хозяйственным издержкам.

Когда можно уничтожить штампы

Спешить с избавлением от фирменной символики общества не стоит. Оттиски могут потребоваться при утверждении итоговой отчетности, расчетах с кредиторами, оформлении записей в трудовых книжках.

Перед изданием соответствующего распоряжения ликвидатору необходимо убедиться, что вся документация оформлена надлежащим образом и передана на постоянное хранение в архив.

Кроме того, целесообразно убедиться в принятии налоговой инспекцией заявления об окончании деятельности.

Важно! С 2015 года использование фирменных штампов перестало входить в обязанности юридических лиц. Если до вступления новых норм в силу ООО имело и активно использовало круглую печать, отказываться от нее не требовали. Для вновь создаваемых объединений были созданы особые правила.

Оставлять оттиски штампов по умолчанию сейчас нельзя. Информация о наличии у юридического лица печати должна быть прописана в уставе. Это касается и компаний, зарегистрированных до нововведения.

Источник: https://kmb-chr.ru/sposoby-zarabotka/chto-delat-s-pechatyu-pri-likvidatsii-ooo-poryadok-unichtozheniya.html

Адвокат.ру
Добавить комментарий