Если пропущен номер приказа что делать

Если пропущена запись в журнале регистрации входящих

Если пропущен номер приказа что делать

Исправление в журнале регистрации приказов по

Например: к порядковым номерам приказов о движении кадров (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение) добав-ляется буква «к» (кадровый) или л/с (по личному составу), для приказов о командировании работников – «км», о предоставлении отпусков – «о», о поощрении – «п», о дисциплинарных взысканиях – «в» и т. д. Датой издания приказа является число, когда он был подписан руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 3 (см. Приложение). В графе 4 Вид приказа делается запись по какому вопросу работы с кадрами был издан приказ (прием, увольнение, перевод, об очередном отпуске и т.д.). В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ. Краткое содержание приказа или его заголовок, который написан вначале текста приказа вносится в журнал в графу 10 (см.

Advocatus54.ru

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре.

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера

Правовед.RU 556 юристов сейчас на сайте

При ведении журнала регистрации приказов допущена ошибка в нумерации или ошибочно внесена запись, что делать в это случае? Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:

  • Журналы регистрации
  • Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Ответы юристов (1)

  • Все услуги юристов в Москве Составление жалоб Москва от 3000 руб.

Меню

Регистрировать документы в принципе могут:

  • информационная система — «упросить» ее внутренние счетчики никто и не пытается, потому такой проблемы просто не возникает;
  • специалист службы делопроизводства или ответственный за делопроизводство в подразделении:
    • в электронном журнале (обычно в Excel) или
    • в бумажном журнале рукописно (из-за трудоемкости такой метод применяется все реже — для регистрации особо ценных для организации документов либо в силу прямого указания действующей нормативной правовой базы).

Так вот, если журналы регистрации ведет человек (в бумажном или электронном виде), то в конце года можно столкнуться с проблемой пропущенных номеров и не только из-за неисполненных обещаний исполнителей (когда в журнале появляется пустая строка), но и из-за обычной невнимательности (когда такая строка не появляется).

Если пропущена запись в журнале регистрации трудовых книжек что делать

Примерах 1 и 2),

  • но и во внутренней описи документов дела: только в итоговой записи (цифра 1 в Примере 4), а в табличной части будут перечислены лишь имеющиеся документы обычным способом.

Тогда сразу будет ясно, что это «техническая» проблема пропущенного порядкового номера, а не более серьезная — утрата документа.

При этом не пытайтесь вписать данную информацию в лист-заверитель — там это сделать просто негде (см. «!» в Примере 3):

  • пропущенным номером листа это не является (т.к. здесь указываются ошибки в нумерации карандашом физически присутствующих в деле листов);
  • а в табличной части первая графа называется «Особенности…

Директору придётся второй раз тратить время на одну и ту же информацию, а исполнителю нужно будет объяснять, почему вдруг он вдруг получил задание, аналогичное тому, что и пару дней назад.

Данная проблема решается тем, что в графе «примечание» в журнале вы должны написать о совершённой повторной регистрации, указав первый номер входящего письма.

В электронном журнале – просто текст, в бумажном – текст, заверенный подписью и печатью.

Если ошибка была замечена быстро, то в электронном журнале можно удалить информацию и поместить под этот номер другое письмо, пришедшее в тот же день.

Минус бумажной регистрации в том, что отследить, приходило ли такое письмо ранее, практически невозможно.
Если только секретарь почему-то запомнил это письмо и уверен, что было, то тогда можно полистать журнал назад и поискать. Относительно каждого письма такая работа, конечно, невозможна.

Если этого сделать уже нельзя (иначе пропадет номер), то делается запись об аннулировании.

На картинке показано, как аннулировать запись в электронном журнале:

В бумажном журнале делается аналогичная запись, которая подписывается и заверяется так, как говорилось выше.

Что делать с самим письмом, пусть подскажет вам профессиональная этика. Проще всего выбросить, но делать этого не стоит, тем более, если очевидно, что письмо серьезное. Если есть телефоны исполнителя или приемной, нужно позвонить им и сообщить, что письмо доставлено не по адресу, после чего договориться о том, как поступить.

Остальные подлежат частичному оформлению, которое не подразумевает:

  • нумерацию всех листов дела карандашом в правом верхнем углу (если попадаются многостраничные документы, то на каждой их странице);
  • оформление листа-заверителя дела и
  • внутренней описи документов дела;
  • полного оформления титульных листов.

Итак, если дело, в котором есть пропущенные регистрационные номера документов, все-таки подлежит полной архивно-технической обработке, то наличие пропущенного регистрационного номера лучше отразить:

  • не только в журнале регистрации (см.

Чтобы не нарушать социальные права работников, документы сдаются в архив и хранятся на протяжении 75 лет со дня увольнения.

За халатное отношение к сохранности документов предусмотрена уголовная ответственность.

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала регистрации приказов можно в статье по ссылке. Порядок регистрации приказов Выше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован.

На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных: Вносим номер приказа.

У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144. Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Регистрационная форма Регистрировать документы можно:

  • в специальных регистрационных журналах;
  • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества.

Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия.

Правил эта книга ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, и в ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен расписаться не только в личной карточке, но и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Правилами не предусмотрен порядок исправления данной ошибки. В то же время, так как согласно Правилам в книге учета регистрируются все трудовые книжки, полагаем, что запись о пропущенных трудовых книжках следует внести в книгу, хотя и с нарушением хронологии.

  1. Номера документов, вносимых в хронологической последовательности.

    Именно в этой элементарной части журнала неопытные кадровики совершают грубые ошибки, исправить которые можно только с помощью ликвидации текущего журнала и создания нового.

  2. Даты заключения договоров и их номера.
  3. Личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения).
  4. Занимаемая должность, наличие категории или разряда.
  5. Структурное подразделение, к которому относится работник.
  6. Дата заключения/расторжения трудового договора, а также подпись.
  7. Информация о том, какая форма данной работы: постоянная или по совместительству.
  8. Дополнительная информация.

Вернемся к первому пункту – номер по порядку.

После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.

на его последней странице. Третий вариант — данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы: Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности.

Источник: http://pravogarant23.ru/esli-propushhena-zapis-v-zhurnale-registratsii-vhodyashhih/

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Если пропущен номер приказа что делать

Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку. К примеру, помощник или секретарь нажал на ненужную цифру или же упустил несколько сотен номеров, из-за чего после письма №1234 идёт сразу письмо №1435.

В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями.

Что  делать, если вдруг оказалось, что совершена ошибка? Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок?

Первое и главное: всё-таки мы являемся людьми, а не какими-то там автоматами, которые никогда ни в чём не ошибаются.

Именно поэтому, увидев «непоправимое», не нужно сразу паниковать или начинать искать новую работу. Для начала разберитесь, к чему привела или может привести ваша ошибка, запутала ли она что-то.

Ну и второе, не менее главное: оставлять все так, как есть сейчас, с путаницей, тоже нельзя.

Если были потеряны номера регистрации

Описание проблемы: в журнале, который ведёте на бумаге, вы допустили ошибку, когда расставляли номера, и после 4567 внезапно пошли номера 5468, 5469 и так дальше.

Самый плохой сценарий здесь – тот случай, когда речь идёт о журнале, в котором регистрируются исходящие документы, и ошибка была замечена не сразу. Все исходящие письма с неверными номерами уже отправлены адресатам. В такой ситуации изменять номера уже поздно.

Ведь, если вы, желая скрыть свою ошибку, очень аккуратно измените номера в журнале,  возникнет путаница, скорее всего, появятся двойные номера, а ответы при этом будут идти на те, неправильные, индексы… Такой казус выйдет далеко за пределы секретариата. При всем этом адресату абсолютно всё равно, под каким номером значится полученное им письмо…

Так что в этой ситуации номера остаются. Единственной мерой по исправлению ошибки в журнале регистрации станет специальная пометка. Ведь секретарь может взять отпуск,  уйти на больничный или же вообще поменять работу, а в журнале образуются, и останутся пропуски в номерах. Нельзя же помнить о них постоянно, поэтому в журнале нужно сделать примечание-объяснение.

Объяснение в бумажном журнале для регистраций может выглядеть, например, так:

Заверить подобную запись должен работник, который несёт ответственность за делопроизводство организации (это может быть начальник службы ДОУ, начальницы канцелярии, секретарь или же делопроизводитель).

Для того, чтобы такая неприятная ситуация больше не происходила, в первую очередь нужно сделать все, чтобы перейти с бумажных журналов на электронные.

Как-никак, 21-й век уже в самом разгаре…  В системах электронного документооборота номера присваиваются автоматически, и какая-либо ошибка здесь исключена.

В более простых вариантах автоматизации, например, с помощью средств Microsoft Office или Google таблиц, очередность номеров настраивается вручную без каких-либо пропусков. Так, в Excel это происходит следующим образом:

Нужно написать номер в одной ячейке, потом следующий номер, после этого выделить обе ячейки, подвести курсор к правому углу, захватить его и немного протянуть выделенную область вниз. Программа самостоятельно проставит номера в том диапазоне, который будет протянут вниз.

Если же по какой-то причине электронные регистрационные формы исключаются и вам приходится вести бумажные журналы, нужно в конце каждого рабочего дня просматривать все номера и проверять, не совершена ли ошибка. Это занимает пару минут. Чем раньше обнаружится ошибка, тем легче будет ее исправить.

Если зарегистрировано то, что не нужно было регистрировать

Описание проблемы: почтальон осуществил доставку из тридцати писем, где на каждом конверте указан адрес вашей компании. Секретарь поставил свою подпись за все полученные письма, вскрыл их и рассортировал.

Затем были проставлены штампы, письмам присвоены номера, информация внесена в журнал регистрации. Письма попали на рассмотрение к директору, и одно из них он вернул со словами, что оно адресовано не вашей компании.

Возможно, добавил при этом, что нужно быть внимательнее.

Причина ситуации вполне понятна: судя по всему, отправитель перепутал письма и положил в конверт с адресом 1 письмо 2, а в конверт с адресом 2 письмо 1 и отправил, а секретарь просто упустила этот момент. В результате в журнале компании зарегистрировано совершенно чужое письмо.

Запись об ошибочном письме нужно аннулировать. Если оплошность была замечена в день записи, а журнал электронный, тогда в строке номера просто изменяется информация, и вместо «чужого» регистрируется письмо, доставленное правильно. Если этого сделать уже нельзя (иначе пропадет номер), то делается запись об аннулировании.

На картинке показано, как аннулировать запись в электронном журнале:

В бумажном журнале делается аналогичная запись, которая подписывается и заверяется так, как говорилось выше.

Что делать с самим письмом, пусть подскажет вам профессиональная этика. Проще всего выбросить, но делать этого не стоит, тем более, если очевидно, что письмо серьезное.

Если есть телефоны исполнителя или приемной, нужно позвонить им и сообщить, что письмо доставлено не по адресу, после чего договориться о том, как поступить.

Особенно важно это сделать, если к письму прилагались оригинальные экземпляры каких-либо документов.

Чтобы подобная ситуация больше не происходила, нужно, вскрывая почтовые конверты, обращать внимание на то, как оформлен реквизит «Адресат» и какая организация там указана.

Двойная регистрации одного и того же письма

Описание проблемы: одно и то же письмо было сначала выслано отправителем по почте, а потом ещё раз по факсу (или наоборот). То письмо, которое было отослано по факсу, вы уже зарегистрировали и пустили в работу.

А другое письмо, которые через несколько дней пришло по почте, вы зарегистрировали под другим номером и тоже пустили в работу. В результате имеем два одинаковых письма под разными номерами. Плюс ко всему этому руководитель и исполнитель остались недовольны.

Директору придётся второй раз тратить время на одну и ту же информацию, а исполнителю нужно будет объяснять, почему вдруг он вдруг получил задание, аналогичное тому, что и пару дней назад.

Данная проблема решается тем, что в графе «примечание» в журнале вы должны написать о совершённой повторной регистрации, указав первый номер входящего письма.

В электронном журнале – просто текст, в бумажном – текст, заверенный подписью и печатью.

Если ошибка была замечена быстро, то в электронном журнале можно удалить информацию и поместить под этот номер другое письмо, пришедшее в тот же день.

Минус бумажной регистрации в том, что отследить, приходило ли такое письмо ранее, практически невозможно.

Если только секретарь почему-то запомнил это письмо и уверен, что было, то тогда можно полистать журнал назад и поискать. Относительно каждого письма такая работа, конечно, невозможна.

Электронные регистрационные формы подобных ошибок не допускают и сами сообщают о том, что информация вводится во второй раз.

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3636

Как исправить ошибку в журнале регистрации приказов

Если пропущен номер приказа что делать

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

В графы 5, 6, 7, 8 заносятся данные на работника, в отношении которого издан приказ. Например, николаева василия игоревича и его сотруднику николаева всеволода ивановича необходимо записывать николаев вас. Журнальчик учета приказов по личному составу должен быть прошнурован.

Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Оформления и ведение журнала регистрации приказов по личному составу

  • о приеме на работу;
  • о совмещении;
  • о перемещении;
  • об увольнении;
  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о переводе на другую работу;
  • о повышении квалификации, об аттестации, присвоении чинов (званий);
  • о поощрении или награждении:
  • об изменении фамилии;
  • об оплате труда или премировании;
  • о выплатах, не являющихся заработной платой, например, компенсации за неиспользованные дни отпуска;
  • об отпуске без сохранения заработной платы или об отпуске по уходу за ребенком;
  • о дежурстве по основной деятельности по профилю;
  • о командировках;
  • и другие.
  • наименование организации. Оно, как правило, указывается в верхней строке лицевой стороны посередине;
  • дата начала ведения журнала (указывается сразу);
  • дата окончания ведения журнала;
  • индекс журнала (в организации каждому журналу или иному документы присваивается регистрационный индекс документа);
  • сведения о работнике, в трудовые обязанности которого входит ведение журнала (эта информация может указываться на лицевой стороне журнала, на оборотной или на каждой странице документа).

Интересное:  При лишении прав забирают ли водительское удостоверение

Следовательно, работодатель в записи об увольнении трудовой книжки вправе указывать номера пунктов, частей и статей Трудового кодекса РФ как цифрами, так и прописью, а также с использованием буквенно-цифровых сочетаний.

Главное, чтобы они точно соответствовали формулировкам кодекса, и в них не было сокращений (ст., п. и т. п.). Таким образом можно сказать, что сокращение «РФ» является нарушением, а сокращение » части 1″ нарушением не является.

Основание для записи Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и т.
п. в трудовую книжку вносите на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя организации не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.

Как правильно сделать запись в журнале регистрации приказов по основной деятельности об ошибочно созданном и уже зарегистрированном приказе

Для этого издается приказ, который будет иметь отчасти «технический» характер.

В его констатирующей части необходимо кратко сформулировать причины отмены или как минимум оформить ссылку на тот пункт устава организации, в котором закрепляется право руководителя на издание приказов.

А в распорядительной части – использовать стандартную речевую формулу о признании документа утратившим силу. Дата данного приказа будет датой утраты юридической силы ранее ­изданного документа, т.е. фактической датой его «отмены». См. Пример 1.

Если нормы и правила в изданном приказе дублируют нормы уже существующих в организации локальных нормативных актов и ранее изданных приказов по определенным вопросам деятельности, а также если они подлежат регулированию иными правовыми актами организации (например, издаваемыми вышестоящими органами управления: правлением как коллегиальным исполнительным органом или советом директоров как коллегиальным органом управления в рамках их компетенции, установленной уставом организации), то необходимо «ошибочно ­созданный приказ» признать утратившим силу.

Интересное:  Срок оплаты налогов ип в 2019 году

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, как поступить в такой ситуации: из-за своей невнимательности случайно при регистрации входящих писем зарегистрировала их, присвоив номера исходящих (разница нумерации в несколько сотен). Как быть? Письма из ИФНС и Пенсионного фонда.

Причина ситуации вполне понятна: судя по всему, отправитель перепутал письма и положил в конверт с адресом 1 письмо 2, а в конверт с адресом 2 письмо 1 и отправил, а секретарь просто упустила этот момент. В результате в журнале компании зарегистрировано совершенно чужое письмо.

Как оформлять и вести журнал регистрации приказов по личному составу

Исправление ошибочных записей допускается в соответствии с правилами делопроизводства. Нельзя удалять, подчищать ошибки, использовать корректирующие средства. Для внесения правки неверную запись аккуратно зачеркивают одной линией и рядом вписывают правильные данные. Если в бланке есть графа для примечаний, факты исправлений можно фиксировать в ней.

Журнал регистрации кадровых приказов заводится с начала деятельности организации и ведется на протяжении всего существования фирмы. Основанием для открытия нового является окончание места для записей в предыдущей книге регистрации – желательно заводить журнал в тетради с большим количеством листов. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Интересное:  Какие выплаты за 2 ребенка в 2019

Как исправить ошибку, допущенную в нумерации приказов

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Допущена ошибка в нумерации приказов. А именно, оформлен приказ на отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет, ему присвоен номер 28-к, а правильный должен быть 4. (28-К взят изнумерации приказов по кадрам, а не из приказов на отпуск). Данный номер фигурирует в заявлении для ФСС.

Как советуете поступить, у нас скоро будет оформляться еще один такой отпуск и его правильный номер должен быть 4.

Данному приказу я уже присвоила номер 28-к, и закрепила за ним, чтобы он у меня больше нигде не фигурировал, но как быть с последующей нумерацией?Или я могу у себя исправить в своих документах, чтобы шла правильная последовательность но в заявлении у ФСС идет ссылка на неправильный номер (28-к). На сколько критична такая ошибка, что два приказа в одной папке с такой нумерацией.

Нумерация приказов по кадрам нарушена

Если пропущен номер приказа что делать

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Нумерация приказов по ЛС

Так я нового сотрудника принимаю, и ему же автоматически присваивается новый номер порядковый, и табельный и ТД и в приказе о приеме, ну никак не плучается сделать так, что бы вручную вбить эти данные, т.к. следующий номер уже все равно присвоен новому, в 1С.

Иногда 1С «умничает» и не дает присвоить номер, если документ есть в системе (даже помеченный на удаление). Я обычно ненужному документу присваиваю вручную другой номер.

И только после этого новому документу 1С дает поставить нужный номер.

Например документ «0095» переименовать в «0095у» или «0095\» (для этого снять пометку уделения, переименовать, сохранить, снова удалить), и после этого новому приказу присвоить вручную номер 0095.

Может ли быть нарушена нумерация кадровых приказов? (К

Работник компании уехала без предупреждения в другой город по уважительной причине. Решили, что когда она приедет, то напишет заявление на отпуск без содержания.

Какой датой писать заявление? Датой, с которой она отсутствовала или датой, которой приехала? «Вопрос в том, что, если она напишет «задней датой», то нумерация приказов собьется и будет не правильной.

» Хотелось бы подробнее узнать ответ на этот вопрос.

Согласно статье 111 Трудового кодекса по соглашению сторон трудового договора на основании заявления работника ему может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению между работником и работодателем.

Что делать, если нарушена сквозная нумерация приказов по личному составу

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Однако, в журнале регистрации приказов, в графе которую пропустили, можете сделать пометку о том, что нумерация сбита. При этом, повторяемся, что законодательство не содержит порядка внесения изменений в данной ситуации. Следовательно, Вы можете установить данный порядок внутренними локальными документами самостоятельно (например, в Инструкции по делопроизводству).

Интересное:  Квитанция за воду по счетчику бланк распечатать

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

  • Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
  • Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
  • Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.
  • Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
  • Буквы. Является приставкой к числу. Нужен для идентификации формы приказа, для обозначения его содержания и группы.
  • Разделительный знак. Служит для разделения буквенного и числительного обозначений. В качестве составляющих индекса могут выступать тире, точка, дробь.

Не зарегистрирован приказ о допуске к работе ка не нарушить нумерацию

При этом, сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Следовательно, при выявлении пропущенного номера в регистрации приказов, мы не рекомендуем изменять нумерацию данных приказов. Соответственно, Вы можете продолжать нумерацию.

  1. Ввести с 2019 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);4. приказы о предоставлении отпуска работнику –

Как исправить нумерацию приказов по кадрам

Источник: https://urist-yslugi.ru/test_category/numeratsiya-prikazov-po-kadram-narushena

Как внести поправку в книгу приказов если забыл регистрацию приказа

Если пропущен номер приказа что делать

Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер. Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов. Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.

Как описано выше, решение об использовании Журнала с целью оптимизации документооборота, принимается конкретной компанией отдельно в зависимости от ситуации и необходимости.

Исправление в журнале регистрации приказов по

В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код.

  • об оплате труда, премировании, различных выплатах;
  • все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • об отпусках по уходу за ребенком;
  • об отпусках без сохранения содержания (заработной платы);
  • о дежурстве по профилю основной деятельности;
  • о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  • о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

В другом журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу такие, как:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодно оплачиваемых отпусках;
  • об отпусках в связи с обучением;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов и распоряжений.

Приказ о внесении изменений в приказ

  1. Ответ:Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Понятие регистрации Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Читайте о Приказах по личному составу еще больше по ссылке.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Что делать, если нарушена сквозная нумерация приказов по личному составу?

Внимание

Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц. На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства. Что делать, если ошибка Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой.
Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

Как можно внести приказ задним числом

Как вносить изменения: порядок действий Внесение изменений в приказ нужно проводить по определенному алгоритму:

  1. Принимается решение о том, что данные изменения действительно нужны и неизбежны.
  2. Издается специальный приказ, который фиксирует необходимость внесения правок в уже существующий документ и включает в себя список позиций, которые подвергаются коррективам.
  3. Приказ подписывается руководителем предприятия и ответственными сотрудниками, и с указанной в нем даты изменения ступают в силу.

Как часто можно вносить изменения Законодательство РФ никак не ограничивает частоту внесения правок в данный документ. Поэтому делать их можно хоть каждую неделю. Но если приказ настолько сильно требует редактирования или его пункты и положения в какой-то момент стали совершенно неактуальны, то значительно проще отменить его и, при необходимости, создать новый.

Как заполнить и вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)

При этом, сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ.

Следовательно, при выявлении пропущенного номера в регистрации приказов, мы не рекомендуем изменять нумерацию данных приказов. Соответственно, Вы можете продолжать нумерацию.

Подробнее о нумерации приказов читайте здесь: Однако, в журнале регистрации приказов, в графе которую пропустили, можете сделать пометку о том, что нумерация сбита.
При этом, повторяемся, что законодательство не содержит порядка внесения изменений в данной ситуации.

Следовательно, Вы можете установить данный порядок внутренними локальными документами самостоятельно (например, в Инструкции по делопроизводству). Таким образом, в данном случае, вы можете не обращать внимание на пропущенный номер приказа.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Важно

Источник: http://02zakon.ru/kak-vnesti-popravku-v-knigu-prikazov-esli-zabyl-registratsiyu-prikaza/

В книге приказов пропущен номер что делать

Если пропущен номер приказа что делать

Терентьев Богдан

См. более свежую публикацию по этой теме – «Исправляем ошибку в журнале путевых листов» Пожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров.

Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись.

Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек». Бороться с этим достаточно сложно.

Как быть, если номера приказов в журналах регистрации пропущены?

И все, живите спокойно дальше.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Veronika [e-mail скрыт] Россия, Москва #9[257602] 21 сентября 2011, 10:18 Настена писал(а): Veronika писал(а): Теперь обнаружила,что пропущен один номер в предыдущих приказах за этот месяц. Следовательно,если все исправить, то и в этом номер будет другой. Но исправлять категорически нельзя,уже запись в трудовой и человек собирается в суд.

Как быть подскажите пожалуйста! Как легализовать этот пропущенный номер? Не паникуйте, суд будет запрашивать документы только по этому работнику, очень маловероятно, что от вас потребуют журнал регистрации за год.

Пропущен приказ в книге приказов

В конце года обнаружились «пустые» регистрационные номера Правовед.RU 556 юристов сейчас на сайте

При ведении журнала регистрации приказов допущена ошибка в нумерации или ошибочно внесена запись, что делать в это случае? Виктория Дымова Сотрудник поддержки Правовед.ru Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:

  • Журналы регистрации
  • Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Ответы юристов (1)

  • Все услуги юристов в Москве Составление жалоб Москва от 3000 руб.

Пропущен номер приказа в журнале как быть

  • Голосование:
  • Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
  • Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
  • Форум по управлению персоналом
  • Если сбилась нумерация приказов
  • Если сбилась нумерация в книге приказов

Нумерация приказов Важно Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Совет! При внесении объемного списка дополнений и изменений, их удобнее сформировать в отдельное приложение.

Если сбилась нумерация в книге приказов

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Внесение исправлений в приказ Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ.

Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры).

Ряд кадровых служб с индексом «к» регистрирует приказы кратковременных сроков (о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных и внутрироссийских командировках), а с индексом «лс» остальные приказы по личному составу, которые хранятся 75 лет.

Пропущенные номера приказов

Следовательно,если все исправить, то и в этом номер будет другой. Но исправлять категорически нельзя,уже запись в трудовой и человек собирается в суд.

Как быть подскажите пожалуйста! Как легализовать этот пропущенный номер? Не паникуйте, суд будет запрашивать документы только по этому работнику, очень маловероятно, что от вас потребуют журнал регистрации за год.

Я правильно поняла, что там случай типа: приказ № 13 нормально, 14 нормально, 15 пропущен, 16 приказ этого работника? Ну и сделайте в журнале регистрации запись что-то типа » Номер пропущен ошибочно, считать недействительным». Дата, роспись.

Вопрос-ответ по теме

  • Может ли водитель (1 ставка) работать по внутреннему совместительству рабочим по обслуживанию здания (0,5 ставки)?
  • Какой буквенный код кадрам следует проставлять в табеле учета рабочего времени для сменных работников, если день смены совпадает в праздничным днем?
  • Разъясните, пожалуйста пример, приведенный в вашей системе, а именно почему заменяющий день отдыха (20 августа) сотруднице не оплачивается, но при этом зарплату за данный день начислить нужно?ПРИМЕР:Пример расчета зарплаты сотруднику, который работал
  • Сотрудник принес выписку (эпикриз)из больницы о том, что в течение 6 мес ему нужно ограничить физические нагрузки. Этот сотрудник рабочий по текущему ремонту здания, т.е. физ. нагрузки есть.

Исправляем ошибку в журнале путевых листов» Пожалуй, наиболее распространенными случаями недочетов в ходе регистрации документов являются пропуски в нумерации. Возникают они обычно из-за «резервирования» номеров.

Каждый, кто ведет журналы учета входящих / исходящих документов или приказов, наверняка сталкивался с «резервистами», которые упрашивали оставить для них строчку с обещаниями, что совсем скоро они принесут этот документ на подпись.

Если на такие просьбы поддаваться, то в конце года в журнале может остаться несколько пустых строчек из-за так и не выполнивших свои обещания «попрошаек».

Бороться с этим достаточно сложно. Пропущен номер приказа в журнале как быть Важно Настена [e-mail скрыт] Российская Федерация #8[257600] 21 сентября 2011, 10:16 Veronika писал(а): Теперь обнаружила,что пропущен один номер в предыдущих приказах за этот месяц.

Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! <

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

статьи

  • 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
  • 2 Правила ведения
  • 3 Каждый год новая или нет
  • 4 Журнал регистрации приказов
  • 5 Что делать, если ошибка
  • 6 Образец приказа о нумерации приказов

Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов.

Источник: http://alishavalenko.ru/v-knige-prikazov-propushhen-nomer-chto-delat/

Адвокат.ру
Добавить комментарий