Документы при ликвидации организации

Перечень документов необходимых для ликвидации ООО

Документы при ликвидации организации

Для закрытия ООО необходим пакет документов, оформление которых требует внимания и юридических навыков.

Небольшие неточности могут привести к отказу и существенным штрафам.

Процедура добровольной ликвидации ООО является эталонной в вопросе документации и предусмотрена для «классического» закрытия предприятия.

Бумаги целесообразно готовить по порядку, чтобы избежать путаницы.

Начальный этап – запускаем процедуру ликвидации

Основными документами, которые оформляются первыми, являются:

  • протокол собрания учредителей, его иногда называют протокол о ликвидации, в котором фиксируются все присутствующие собственники предприятия и выполняются отметки о принятых решениях. Правильно оформленный протокол делает невозможным опротестование результатов, если кто-либо из учредителей передумает;
  • уведомление о ликвидации – заполняется в виде стандартной формы № Р15001. Со сроками оформления данной и последующей форм нужно быть особо внимательным, поскольку они строго регламентированы. Если не отправить их в налоговую службу в течение 3 календарных дней, ликвидируемую фирму ждут штрафы, поэтому лучше перенести собрание учредителей на начало недели;
  • уведомление о формировании ликвидационной комиссии – используется утвержденная форма № Р15002. Документ заполняется с целью довести сведения о ликвидаторе до ведома налогового органа. Если члены комиссии не имеют права совершать какие-либо действия, необходимые для закрытия предприятия, на них оформляется доверенность, подписанная председателем комиссии.

Одновременно с запуском процедуры ликвидации выпускается публичное объявление, а кредиторам дополнительно рассылаются письменные уведомления.

Уведомление кредиторов осуществляется в произвольной форме, не допускающей двояких толкований. Срок давности для предъявления претензий по долговым обязательствам составляет 2 месяца после публикации.

Ликвидационный баланс – основа успешного закрытия

Главным документом, распределяющим активы и расчеты, является промежуточный ликвидационный баланс (Р15003). При его составлении учитываются все существующие кредиторские и дебиторские задолженности, инвентаризация имущества и активов.

Форма № Р15003 предназначена для стандартизации всех пунктов, поэтому их легко проверить как представителям предприятия, так и контролирующим органам.

Некоторые долговые обязательства могут быть упущены и обнаружены только после подачи объявления о ликвидации. Приступать к оформлению баланса следует с истечением двухмесячного срока с момента публикации, отведенного для предъявления претензий кредиторами. Оформленный документ должен быть заверен нотариусом, после чего направлен в налоговую службу.

Во время его проверки ликвидационная комиссия занимается завершением деятельности – расторгает договоры, снимается с регистрационного учета и окончательно рассчитывается с кредиторами, оформляя стандартные документы, как во время обычной деятельности фирмы.

Средства, оставшиеся после погашения долгов, распределяются в предусмотренном порядке между учредителями. Подтверждением того, что остатки были распределены правильно и у собственников не осталось претензий, является акт, подписи на котором оставляют учредители и члены ликвидационной комиссии.

Закрытие расчетного счета производится после раздела остаточных средств. Теперь можно формировать конечный ликвидационный баланс, также составляемый по форме № Р15003.

Завершение ликвидации – заключительный пакет документов

Одновременно с конечным балансом в налоговую инспекцию направляется заявление по форме № Р16001, содержащее сведения о ликвидируемом предприятии и способе закрытия.

Потребуются квитанция об уплате госпошлины и журнал, в котором публиковалось объявление о ликвидации.

Некоторые налоговые службы журнал не запрашивают, однако лучше подготовиться сразу, чтобы не проходить процедуру заново. Госпошлина должна быть оплачена лицом, зарегистрировавшим ООО, иначе ФНС может отказать в ликвидации.

Остальные документы, необходимые для сдачи в архив, включают отчетность за период деятельности фирмы, в том числе учредительные бумаги, бухгалтерская отчетность, извещения из фондов, копии паспортов и идентификационных кодов собственников (учредителей), генерального директора, членов ликвидационной комиссии и главного бухгалтера. Оставшуюся бумажную работу выполняет налоговая служба, поэтому какая-либо активность со стороны ООО уже не потребуется.

Правильность вносимых данных занимает особую роль при составлении отчетности.

Поскольку некоторые цифры в разных документах перекликаются, найти случайную подмену во время выездной проверки налоговой будет весьма просто, что повлечет весомые финансовые потери.

Избежать подобных ситуаций помогут опытные юристы – крупные фирмы обычно содержат их в штате, тогда как мелкому бизнесу придется раскошелиться на сторонних специалистов.

Источник: https://blog.ksio.ru/biznes/dokumenti

Грамотная ликвидация предприятия: пошаговая инструкция

Документы при ликвидации организации

Рано или поздно большинству юридических лиц приходится ликвидировать свои фирмы. Вне зависимости от того, сколько компания работала, это трудоёмкий и сложный процесс. Чтобы сделать всё грамотно, нужно хорошо знать Гражданский и Налоговый кодекс.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Процесс ликвидации предприятия регулируется положениями Гражданского кодекса:

  • В статье 61 даётся общий обзор того, чем является ликвидация;
  • В 62 статье приводятся обязанности ликвидационной комиссии;
  • 63 статья описывает порядок, в котором должна проходить ликвидация;
  • В 64 статье даются гарантии кредиторам предприятия;
  • Статья 81 ТК РФ отражает возможность увольнения сотрудников по ликвидации.

Что это такое?

Ликвидация организации – это полное прекращение работы юридического лица, при котором другие лица не выступают его правопреемниками.

Запись об этом событии вносится в ЕГРЮЛ. При этом бывшие собственники компании освобождаются от ответственности перед своими кредиторами, а также государственными органами. Она может происходить добровольно по решению собственников.

Причиной добровольной ликвидации чаще всего является убыточность компании, а также неспособность платить по счетам. Бывает, что компанию необходимо закрыть, потому что учредительные документы были оформлены с ошибками. Или совокупность нарушений в отчётности такова, что после уплаты штрафов компания останется без денег.

Если предприятие не может платить по счетам, а его собственники не хотят самостоятельно подавать заявку, оно ликвидируется принудительно в рамках процедуры банкротства.

Банкротство – единственный законный способ для собственников компании избежать уголовной ответственности, когда у них вообще нет возможностей платить кредиторам.

Поводами для принудительной ликвидации являются:

  1. Невыплата зарплат сотрудникам;
  2. Сумма основного долга, исключая пени и штрафы, составляет не менее 300 тысяч рублей;
  3. В течение трёх месяцев кредиторы не получали положенные выплаты.

Как правильно ликвидировать предприятие по закону?

Начинается всё с формирования ликвидационной комиссии. Это орган, который принимает решение о ликвидации и подаёт уведомления в Налоговую и ЕГРЮЛ, а также в ПФ РФ и фонд социального страхования.

Решение о ликвидации фирмы должно быть подписано всеми учредителями. Направить извещение в государственные органы нужно в течение 3 рабочих дней после принятия решения.

После того, как сформирована ликвидационная комиссия, все полномочия в рамках этого процесса переходят к её составу. С момента формирования она является официальным представителем учреждения в судебных процессах.

Руководитель комиссии назначается уполномоченным органом компании. Чаще всего это её последний генеральный директор. В состав комиссии могут входить собственники компании, её учредители, а также простые сотрудники.

Ликвидационная комиссия обязана:

  • Разместить объявление о ликвидации в официальный печатный журнал “Вестник государственной регистрации”, чтобы с ним ознакомились кредиторы;
  • Уведомить сотрудников о будущем сокращении;
  • Дополнительно уведомить кредиторов о том, что будет произведена ликвидация;
  • Принять заявки кредиторов на погашение обязательств;
  • Провести полную инвентаризацию имущества фирмы;
  • Составить промежуточный ликвидационный баланс, где необходимо отразить активы и пассивы компании, а также текущую общую задолженность;
  • Принять решение о способе погашения задолженностей компании;
  • Распорядиться имуществом компании так, чтобы хватило на оплату долгов;
  • Составить итоговый баланс предприятия;
  • Разделить оставшееся имущество между собственниками
  • Выпустить приказ об увольнении сотрудников, выплатить им пособия;
  • Передать на хранение в архив все документы;
  • Направить в Налоговую заявление на регистрацию ликвидации фирмы.

Разместить объявление в “Вестнике государственной регистрации” можно сразу же после принятия решения о ликвидации. Можно сделать это одновременно с направлением извещений в государственные органы.

Объявление обязательно должно содержать:

  • ИНН фирмы;
  • ОГРН;
  • Полное наименование в соответствии с уставом;
  • КПП;
  • Сведения о том, кто и когда принял решение;
  • Полный юридический адрес;
  • Информация о том, в какой срок кредиторы могут подавать свои заявки на погашение задолженностей.

Чтобы разместить заявку в СМИ, понадобятся следующие бумаги:

  • Заявка в двух экземплярах, подтверждённая официальной печатью юридического лица;
  • Копию решения о ликвидации;
  • Сопроводительное письмо с подписью председателя и печатью предприятия;
  • Платёжный документ.

Уведомление сотрудников о ликвидации предприятия должно произойти за 2 месяца до того, как она произойдёт. Вместе с ними нужно уведомить также службу занятости по региону.

Пока проводится ликвидация, комиссия должна подготовиться к налоговой проверке.

Налоговики проверят бухгалтерскую отчётность на предмет нарушений. В следствие этого будут начислены штрафы и пени. Они будут отражены в промежуточном ликвидационном балансе.

Ликвидационный баланс составляется комиссией дважды:

  1. В первый раз составляется промежуточный баланс. Его нужно составить после того, как все кредиторы направят свои требования руководству. В ПЛБ отражаются их требования, а также текущие пассивы и активы.
  2. После того, как требования кредиторов и государственных органов будут удовлетворены, составляется итоговый баланс. В нём перечисляется имущество компании, которое осталось после уплаты задолженностей.

Если имущества компании не хватило, чтобы погасить все задолженности, они могут быть погашены за счёт ответственных лиц. Это возможно, если Гражданским кодексом предусмотрено такое погашение. В таком случае кредиторы имеют право направить иск в суд с требованием к собственникам фирмы оплатить оставшиеся счета.

Образец письма о ликвидации кредиторам:

Оставшееся в итоге имущество будет распределено между участниками, которые имеют вещные права на него. Если между ними возникнет спор по поводу распределяемого имущества, его следует продать с торгов, а вещи распределить поровну между сторонами.

На заключительном этапе комиссия закрывает все счета, которыми обладала фирма. Её печать официально аннулируется. Кончается ликвидация тогда, когда в ЕГРЮЛ направляется заявление с требованием её регистрации.

Вместе с заявлением в регистрирующий орган подаются:

  • Чек об оплате государственной пошлины;
  • Бумаги, подтверждающие полное удовлетворение требований кредиторов;
  • Свидетельство Налоговой об успешном прохождении выездной проверки;
  • Итоговый ликвидационный баланс, заверенный подписями членов комиссии и печатью.

После проведения ликвидации юридическое лицо официально прекращает своё существование. Больше никто не сможет направить к нему свои требования.

Уведомление и увольнение сотрудников

Уведомить сотрудников нужно за 2 месяца до того, как фирмы не станет. Если существует профсоюз, необходимо послать извещение и ему. В случае с сезонными работниками уведомление посылается за неделю. Тех, с кем заключён срочный трудовой договор, можно уведомить за 3 дня.

Образец уведомления сотрудников:

Уведомление должно быть подписано сотрудником. Если он отказывается его подписывать, составляется специальный акт. Однако это не отменяет того, что трудовой договор будет расторгнут вместе с ликвидацией предприятия.

Трудовой договор будет расторгнут со всеми сотрудниками. Вне зависимости от того, входят ли они в льготные категории. Беременные и декретницы также подлежат увольнению с выплатой компенсаций.

В день ликвидации издаётся приказ об увольнении сотрудников. Каждый из них должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись. После этого отдел кадров делает каждому попавшему под сокращение запись в трудовой книжке. В записи нужно сослаться на номер приказа, а также причину увольнения.

Образец записи в трудовой:

Сразу после увольнения сотрудников нужно направить информацию об этом в военкоматы и Федеральную службу судебных приставов. В военкоматы отправляют сведения о сотрудниках, которые подлежат соответствующему учёту. в ФССП направляют сведения о сотрудниках, в отношении которых ведётся исполнительное дело.

Выплаты и компенсации

Что положено работнику при ликвидации предприятия:

Подробнее о выходном пособии при ликвидации можно почитать здесь.

Сдача документов в архив

В процессе работы фирмы она накапливает документы, которые подлежат сдаче в архив после ликвидации. Уничтожать их запрещено. Их хранение обусловлено тем, что людям, которые имели дело с фирмой, могут понадобиться отдельные бумаги.

Сдачей документов в архив занимается особо уполномоченный член ликвидационной комиссии. Он определяет, в какой именно архив на хранение будут отданы документы. Это может быть как муниципальное, так и частное хранилище. С архивом заключается договором, в котором прописываются условия и сроки хранения документов.

Перед тем как сдать бумаги на хранение, их надо сгруппировать. Группировка производится по принципу длительности хранения. Не все документы хранятся бессрочно. Документы по личному составу должны храниться от 45 до 75 лет. Отчётность бухгалтерии должна храниться до 5 лет. Информация по уплате налогов и сборов хранится 6 лет.

Фирмы с долгами и нулевым балансом

Если у фирмы есть долги, которые она в состоянии оплатить, ликвидация производится добровольно. У кредиторов есть 2 месяца, в течение которых они могут подать заявку на погашение фирмой задолженности. Ликвидационная комиссия сама решит, за счёт чего их погашать.

Если же компании нечем платить по счетам, запускается процедура банкротства.

Процедура ликвидации фирмы с нулевым балансом мало чем отличается от стандартной. Разве что не придётся посылать извещения кредиторам.

Ликвидация филиалов и отделов

Структурные подразделения и отделы не считаются самостоятельными субъектами права. Поэтому в их отношении действует другой порядок ликвидации. Чтобы ликвидировать отдел или подразделение, не нужно создавать ликвидационную комиссию. Достаточно просто принять решение на уровне руководства компании.

Для ликвидации подразделения нужно выпустить соответствующий приказ. Если оно упоминается в уставе, нужно принять соответствующие поправки, исключив упоминания из документа. После выпуска приказа в течение трёх рабочих дней направляется уведомление в орган регистрации.

Сотрудникам, которые подпадают под сокращение в связи с ликвидацией внутренних структур предприятия, обязательно нужно предложить другие рабочие места. Они должны по уровню заработной платы соответствовать их прошлой должности.

Однако если структурное подразделение имело адрес, обособленный от адреса главного офиса, увольнение проводится как при полной ликвидации юридического лица.

Приказ

Решение о ликвидации – документ, который выпускается учредителями, либо уполномоченным органом фирмы.

Он содержит в себе:

  1. Место и дату принятия решения;
  2. Сведения об участниках собрания;
  3. Данные о членах ликвидационной комиссии;
  4. Подписи тех, кто принял решение;
  5. ИНН и ОГРН предприятия.

Выглядеть приказ может так:

Сколько стоит?

Если не обращаться за этой услугой в специальные юридические центры, которые берут в среднем от 10 тысяч рублей без учёта дополнительных расходов, то всё обойдётся примерно в 30 тысяч рублей. Сюда следует включить расходы на архивное хранение документов (20 тысяч рублей), государственные пошлины и канцелярию.

Таким образом, ликвидация предприятия – это сложный процесс. Нужно не только расплатиться по долгам и пройти налоговую проверку, но и выплатить компенсации бывшим сотрудникам. Члены ликвидационной комиссии обязательно должны быть достаточно квалифицированы для этой работы.

Посмотрите видео о ликвидации предприятий:

Источник: https://bizakon.ru/yuridicheskie-lica/likvidaciya/predpriyatiya-poshagovaya-instruktsiya.html

Образцы документации при ликвидации организации

Документы при ликвидации организации

Документы при ликвидации организации — это пакет документов, включающий решения учредителей, протоколы собраний, уведомления кредиторов, надзорных органов и кредитных организаций.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Порядок ликвидации юридического лица регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации. В ходе процедур составляются обязательные документы для ликвидации ООО, включающие протоколы, решения и увдомления.

Согласно статье 61 ГК РФ, ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода в порядке универсального правопреемства его прав и обязанностей к другим лицам. Что это значит? Три основных момента:

  • компания прекращает деятельность;
  • исключается из Единого государственного реестра юридических лиц;
  • прекращаются любые требования к ней (кредиторов, работников, государственных органов и внебюджетных фондов), а также не могут быть предъявлены новые.

Компания может быть ликвидирована:

  • по решению ее участников (акционеров) или органа управления, уполномоченного на то учредительным документом;
  • по решению суда.

Остановимся подробнее на первом случае.

Добровольная ликвидация

В случае если участники (акционеры) организации добровольно решают прекратить деятельность компании, они принимают на себя обязательство за счет имущества организации совершить необходимые действия. Если этого имущества будет недостаточно, то участникам (акционерам) придется солидарно участвовать во всех ликвидационных расходах.

Процедура проводится в 3 этапа:

  1. Принятие решения.
  2. Уведомление кредиторов.
  3. Завершение.

Список документов

Рассмотрим, какие документы нужны для ликвидации ООО на первом этапе:

  • протокол общего собрания участников общества, если по уставу решение о закрытии ООО принимается высшим органом управления — общим собранием;
  • приказ о создании ликвидационной комиссии;
  • заявление по форме Р15001 в Единый государственный реестр юридических лиц (отправляет уполномоченное лицо в течение 3 рабочих дней после принятия решения о ликвидации).

После внесения записи в ЕГРЮЛ о начале процедуры закрытия необходимо заменить банковские карточки в банках, обслуживающих компанию, так как правом подписи на банковских документах будет обладать ликвидатор либо уполномоченный член ликвидационной комиссии.

По тому же алгоритму оформляются документы для закрытия ООО с одним учредителем, но важным отличием будет то, что вместо протокола оформляется Решение единственного участника.

Образец решения единственного участника о ликвидации ООО 2019

Далее посмотрим, какие документы нужны для закрытия ООО на втором этапе (уведомление кредиторов):

  • сообщение в уполномоченных средствах массовой информации (в настоящее время это Вестник государственной регистрации) о ликвидации юридического лица и о порядке и сроке заявления требований его кредиторам;
  • уведомления кредиторам (в письменной форме);
  • приказ о проведении полной инвентаризации имущества компании;
  • промежуточный ликвидационный баланс, который содержит сведения о составе имущества организации, перечне требований, предъявленных кредиторами, результатах их рассмотрения, а также о перечне требований, удовлетворенных вступившим в законную силу решением суда, независимо от того, были ли такие требования приняты ликвидационной комиссией;
  • протокол общего собрания участников общества об утверждении промежуточного ликвидационного баланса.

На третьем этапе, когда происходят расчеты с кредиторами, продажа имущества организации (если имеющиеся денежные средства организации недостаточны для удовлетворения требований кредиторов), обращение в арбитражный суд с заявлением о банкротстве (если и после продажи имущества средств организации недостаточно для удовлетворения требований кредиторов или при наличии признаков банкротства юридического лица), закрытие счета в банках и передача документов по личному составу и иных архивных документов на хранение в государственный архив, оформляются такие документы:

  • ликвидационный баланс;
  • протокол общего собрания участников общества об утверждении ликвидационного баланса;
  • заявление по форме Р16001 в регистрирующий орган;
  • акт уничтожения печати общества.

Ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо — прекратившим существование после внесения сведений о его прекращении в единый государственный реестр юридических лиц.

Образцы документации

Скачать протокол общего собрания участников общества

Скачать протокол решения единственного участника

Скачать образец уведомления кредиторов

Скачать протокол общего собрания участников общества об утверждении промежуточного ликвидационного баланса

Скачать протокол общего собрания участников общества об утверждении ликвидационного баланса

Скачать образец решения о ликвидации ООО с одним учредителем 2019

Скачать образец заявления на ликвидацию ООО (один учредитель)

Подготовить документы для регистрации ООО в сервисе Документовед

Источник: https://ppt.ru/forms/likvidaciya/dokumenty

Документы при ликвидации организации – необходимые формы, налоги

Документы при ликвидации организации

После того как решение о ликвидации окончательно принято, управление всеми делами предприятия будет осуществляться ликвидационной комиссией. Ее задачей будет сформировать перечень документов, предназначенный для дальнейшего размещения в государственном архиве.

Подготовка пакета

К подготовке нужного пакета документов следует отнестись с должным вниманием, т.к. даже небольшие неточности при формировании могут повлечь за собой штраф или отказ в ликвидации общественного предприятия. Сама процедура не является сложной в вопросе документации, однако все необходимое рекомендуется готовить заранее, руководствуясь перечнем нужных бумаг

В первую очередь следует оформить документы, с которых начинается ликвидация предприятия:

Протокол собрания учредителейКлючевой документ, зачастую называемый еще «протокол о ликвидации». Именно он фиксирует принятое собранием всех собственников решение. Также к протоколу можно ссылаться в будущем, чтобы избежать пересмотра результатов.
Уведомление о ликвидацииСогласно действующим нормам, документ должен быть заполнен по форме № Р15001 и быть предоставлен в налоговую службу в срок, не позднее 3-х календарных дней с момента заполнения. Если этого не сделано, то предприятие могут ожидать штрафы.
Уведомление о формировании ликвидационной комиссииВ этом документе нужно указать сведения об органе, который был сформирован для ликвидации (сформированная комиссия собственников). Заполняется по форме №Р15002.

О процессе ликвидации необходимо также объявить публично, посредством государственного Вестника регистрации. Помимо этого необходимо разослать письменные уведомления кредиторам организации.

Особой, регламентированной формы для этих уведомлений не предусмотрено. Для самих кредиторов оговорен срок, в который они могут предъявить долговые претензии — не более 2-х месяцев после уведомления.

Далее происходит составление ликвидационного баланса, который можно грубо разделить на 3 этапа:

Для распределения оставшихся от предприятия активов создается промежуточный ликвидационный баланс. В него должны быть внесены все сведения об имуществе, материальных и нематериальных активах, а также задолженностям перед кредиторами. Заполняется документ по форме №Р15003.

Чтобы не упустить никаких задолженностей, рекомендуется дождаться истечения отведенного 2-х месячного срока, отведенного кредиторам и только после этого оформлять баланс. Также документ должен быть нотариально заверен.

Пока документ проверяется в налоговой службе, следует заняться окончательным завершением деятельности — расторжением всех имеющихся договоров, снятием с учета, погашением долгов.

При наличии средств, оставшихся после завершения деятельности, они будут распределены между всеми учредителями предприятия. После этого составляется акт, фиксирующий отсутствие любых претензий со стороны бывших собственников, скрепляемый подписями членов комиссии и учредителей. Производится закрытие расчетного счета фирмы и составляется конечный ликвидационный баланс.

Последние необходимые документы при ликвидации организации это:

  • квитанция об уплате госпошлины;
  • журнал, содержащий публикацию объявления о ликвидации.

Что касается госпошлины, то она должна быть оплачена тем же лицом, что и регистрировало предприятие. Для журнала особые требования не предъявляются, и он может вовсе не понадобиться. Однако, лучше перестраховаться.

Фрагменты бумаг

Все вышеозначенные процедуры оговорены действующим законодательством. О том кто и в каком порядке должен осуществлять хранение оставшихся от ликвидированного предприятия архивных документов можно узнать из постановления Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года. Конкретно оговариваются эти моменты в пунктах 3.9 и 3.10 этого постановления.

Так пункт 3.9 определяет, что в случае полной ликвидации предприятия, часть его документов отправляется на хранение в государственный архив, если подобное было установлено договором между Федеральной архивной службой и этим предприятием. Если подобный документ отсутствует, то на хранение отправляются лишь бумаги по личному составу фирмы.

Пункт 3.10 устанавливает, что предприятие, ликвидированное с целью создания на его месте другого, должно передать свои документы новообразованному обществу.

В законе также обозначены принцип формирования ликвидационной комиссии. Для акционерного общества это решение принимает собрание акционеров, с помощью ания (Федеральный закон № 208). Для ООО же такое решение принимается всеми членами (Федеральный закон № 14).

На проведенных, утвержденным составом, собраниях решаются и устанавливаются следующие положения:

  • состав ликвидационной комиссии;
  • порядок действий комиссии;
  • сроки ликвидации.

Согласно Гражданскому кодексу РФ, после того как была сформирована ликвидационная комиссия, к ней переходят все полномочия по управлению предприятием.

Именно комиссия, помимо прочего должна составить договор на дальнейшее хранение документов, остающихся от предприятия. Его можно заключить с гос. архивом или с коммерческой организацией.

Крайне рекомендуется прописать в договоре возможность принимающей стороной уничтожения документов по завершении срока хранения

Процесс этот, как показано выше, довольно сложен и регулируется специально созданными для него законами.

На сегодняшний день создается ситуация при которой предписывается хранить документы временного характера, уже после того, как ликвидатор завершил свою деятельность.

Зачастую с этим возникают проблемы, вследствие чего документы остаются бесхозными, что может вести к самым разным последствиям.

Порядок действия организаций в этой ситуации одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, именуемом «Основные правила работы архивов организаций».

В случае ликвидации общественного предприятия необходимо обратиться в, находящийся в соответствующем субъекте федерации, орган гос. архива.

Прежде всего нужно будет обговорить 2 пункта:

  • ограничения по дате подачи документов;
  • определить предполагаемое количество бумаг и разбить их на категории с разным сроком хранения.

Особое внимание традиционно уделяется документам по личному составу предприятия, которые обязаны отдаваться на хранение.

Среди них:

  • личные дела работников;
  • трудовые договоры;
  • приказы по личному составу;
  • карточки учета приема на работу, увольнений, переводов;
  • сведения о банковских счетах работников;
  • поданные формы в налоговую службу;
  • акты о несчастных случаях.

Порядок и правила подготовки этих документов к сдаче в архив прописаны в пп. 3.7.23 Основных правил работы архивов.

После того, как оформление документов было завершено нужно составить лист-заверитель, описать передаваемые документы и правильно оформить обложку. Все необходимые рекомендации, такие как код архива, его наименование или наименование организации его деятельность осуществляющей, можно получить у сотрудников архива.

Также от них можно получить сведения о правильном формировании заголовков, описи и т.д. Обусловлено это тем, что далеко не все нормы прописаны в Основных правилах.

Архивация

Уже при формировании ликвидационной комиссии нужно помнить, что в ее состав может входить сотрудник государственного или муниципального архива, что значительно облегчит всю процедуру составления пакета документов и сдачи их в архив.

Негосударственные предприятия передают весь сформированный выше пакет документов на хранение в соответствующее представительство Государственного Архива. Прием документов осуществляется сотрудником гос. учреждения, передача же осуществляется сотрудником компании (обязательно челн комиссии по ликвидации). Происходит проверка наличия дел, указанных в перечне, также формируется новый.

В составленном акте указывается состояние документов, прописывается перечень отсутствующих, а также количество сданных бумаг. Составляется документ в двух экземплярах, каждый из которых должен быть скреплен подписями руководителя Архива и председателя ликвидационной комиссии. По одной копии договора забирает каждая из сторон.

Уничтожение

Любые действия по уничтожению документов ликвидированного предприятия, принимаются уже после истечения срока их хранения, если иное не обговорено специальным договором. Если компания не входит в список источников для Государственного Архива соответствующего субъекта, то уничтожение может осуществляться и без согласия архивной службы.

Уничтожению документов уделяется внимание и в Кодексе об административных правонарушениях. Так, если была нарушена процедура ликвидации документов, то с предприятия будет удержан штраф.

Процесс уничтожения документов состоит из 3-х этапов:

  • Проведение экспертной оценки ценности хранимых документов. В задачи этой процедуры входит, в том числе, и решение о том, какие документы должны остаться на временном хранении, а какие на постоянном.
  • По результатам отбора, составляется решение об отправке ряда документов на уничтожение.
  • Собственно уничтожение документов. Может проводиться как самой компанией, так и посредником.

Важным является оформление накладной, в случае передачи документов в пункт утилизации вторсырья и в ней должны указываться дата, масса макулатуры и т.д.

Закон о порядке и сроках хранения

Основным источником, определяющим эти положения, является Федеральный закон № 125 от 2004 года. Так в 23-ей статье, в пунктах 9 и 10 указано, что условия и место дальнейшего размещения архивных документов, после ликвидации организации, определяются учредителями фирмы, либо иными, уполномоченными на то лицами.

Вне зависимости от причин прекращения деятельности, организация передает все документы с не истекшим сроком хранения (например, бухгалтерские документы хранятся 5 лет) в государственный или муниципальный архив. При этом составляется соответствующий договор.

Как уже говорилось ранее, срок хранения и процедура уничтожения также оговариваются в заключаемом при передаче договоре.

На практике Государственные Архивы очень перегружены, и зачастую не в состоянии справиться с поступающим объемом бумаг. Это обусловлено как элементарно нехваткой площади хранения, так и загруженностью сотрудников архивов. Приводит это к тому, что документы при ликвидации организаций приходится сжигать или пользоваться услугами коммерческих организаций.

Прием дел в архив бесплатен только для организаций, являющихся источником комплектования этого архива (закреплены должны быть территориально). Плата для других лиц составляет в среднем шестьсот рублей за каждое дело.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://calculator-ipoteki.ru/dokumenty-dlja-likvidacii-organizacii/

Как поступить с кадровыми документами при ликвидации организации

Документы при ликвидации организации

Для сотрудников кадровой службы ликвидация организации означает не только оформление увольнения всех ее сотрудников, но и большую работу со всеми кадровыми документами, которые накопились в компании за время ее существования.

От того, насколько грамотно было организовано их ведение и последующая передача на дальнейшее хранение кадровых документов при ликвидации организации, зависит будущая пенсия всех сотрудников, включая руководство.

Следовательно всем процессам, связанным с этой документацией, необходимо уделить самое пристальное внимание.

Что делать с кадровыми документами при ликвидации организации

Казалось бы, самый простой ответ на такой вопрос — уничтожить. Ведь компании уже не существует, следовательно необходимости в ее документах также нет. Но такой ответ может дать только исключительно некомпетентный человек.

Данные о трудовой деятельности, занимаемой должности и получаемой сотрудником заработной плате имеют важное значение и должны быть сохранены. Самый распространенный случай, когда они необходимы — восстановление утерянной или уничтоженной трудовой книжки. В отсутствии кадровых документов сделать это не представляется возможным.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в кадровых документах >>>

Следовательно, основная цель работы кадровика с документами в этот период — обеспечить подготовку и передачу на хранение кадровых документов после ликвидации организации.

Для этого потребуется все бумаги собрать, систематизировать и отобрать именно те, что будут переданы для дальнейшего хранения. Те же документы, ценность которых невелика и не влияет на дальнейшую судьбу сотрудников, могут быть уничтожены.

Храниться после ликвидации компании ее документы будут либо у компании-правопреемника, либо в вышестоящей организации, либо, что чаще, в муниципальном или государственном архиве. Такой порядок установлен действующим законодательством:

  • Федеральным законом № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в РФ»;
  • положениями ст. 63 ГК РФ, посвященной ликвидации юрлиц;
  • соответствующими статьями законов об ООО и об АО.

Посмотрите видео по теме:

Кто отвечает за сохранность кадровых документов ликвидируемого предприятия

После вынесения решения о прекращении хозяйственной деятельности и ликвидации компании в ней создается ликвидационная комиссия и назначается ликвидационный управляющий.

Именно на нем и лежит ответственность за обеспечение сохранности кадровых документов и их передачу в соответствующие архивы на хранение. Для проведения подготовительной работы в комиссию включают сотрудника кадровой службы, делопроизводителя или архивариуса, который и будет заниматься систематизацией документов.

Передача всей документации в руки ликвидационной комиссии оформляется передаточным актом.

С архивной организацией обязательно заключается письменный договор. В нем, в частности, содержится условие о том, что все расходы по подготовке документов сдаваемых в архив при ликвидации организации несет она сама.

Следовательно, в документах ликвидационной комиссии должна быть заложена на этот процесс соответствующая сумма. Договор не требуется только в том случае, когда ликвидируется бюджетное учреждение, ГУП или МУП.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Ликвидация организации как одно из оснований увольнения

На хранение в обязательном порядке передаются:

  • документы постоянного (вечного) хранения;
  • документы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет;
  • документы длительного (до 10 лет) хранения с неистекшим сроком.

Определить, каковы сроки хранения бухгалтерских документов после ликвидации организации можно по таблице, приведенной в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010 г. Приведем список тех кадровых документов, которые подпадают под указанные категории:

  • Приказы по личному составу о приеме, переводах, увольнении, отпусках;
  • Трудовые договоры, в том числе и срочные, дополнительные соглашения к ним, договоры ГПХ;
  • Личные карточки (форма Т-2) всех сотрудников, включая временных;;
  • Личные дела всех уволенных сотрудников (заявления, анкета, копии всех приказов, копии всех личных документов, характеристики и т. д.);
  • Зарплатные ведомости или лицевые счет сотрудников;
  • расшифровка кодификации выплат и удержаний в расчетных листках;
  • документы, не востребованные уволенными сотрудниками (дипломы, сертификаты, трудовые книжки);
  • штатные расписания;
  • акты о несчастных случаях (если они были);
  • журналы выдачи трудовых книжек;
  • табели и табель-наряды сотрудников вредных производств.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Уничтожение документов при ликвидации организации производится после того, как они были изучены и систематизированы. Те бумаги, которые не подпадают под обязательную передачу на хранение в архив, могут быть после проведения сверки уничтожены. Но сначала придется составить и утвердить описи дел, подлежащих уничтожению.

Проще всего направить на уничтожение те документы, срок хранения которых уже истек. На них составляется акт в общем порядке. Что касается кадровой документации с не истекшим сроком хранения, то по общему правилу уничтожать ее недопустимо.

Но в счете особых обстоятельств, которыми будет ликвидация компании, можно сделать исключение. Но только для тех сведений, которые не представляют ценности для судебных, налоговых или правоохранительных органов.

Стоит помнить, что решение о ликвидации таких документов принимает не ликвидационная комиссия, а орган исполнительной власти муниципального образования или субъекта РФ.

После его издания все подлежащие уничтожению документы описываются и передаются на предприятия переработки вторсырья по специальной накладной, где указывается уже не состав дел, а вес сданной макулатуры. На этом путь бумажных кадровых документов, не подлежащих дальнейшему хранению завершается.

Прочитайте полезные статьи по теме:

  • Ликвидация филиала: выбираем основание увольнения

Для организаций, находящихся в государственной или муниципальной собственности место хранения документов зарезервировано заранее. А вот коммерческие компании могут столкнуться и с отказом госархива в приеме документов на хранение в связи с нехваткой места.

Это не означает, что документ придется уничтожить. Существуют частнве компании, оказывающие архивные услуги, с которыми также может быть заключен договор. Сроки хранения документов при ликвидации организации в них те же, что и в бюджетных учреждениях.

В процессе передачи участвуют сотрудник архива и представитель ликвидируемой организации. Они проверяют наличие дел, указанных в описях. Таких документов составляется три в бумажном виде и плюс электронный. Помимо описи ликвидируемая компания передает также историческую справку по сдаваемым документам. Она составляется в одном экземпляре плюс электронная версия.

Документы принимаются в архив на сновании акта приема-передачи. В этом документе указывается:

  • количество дел;
  • их техническое состояние;
  • отсутствие каких-либо документов из описи.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами договора: председателем ликвидационной комиссии и главой архивного учреждения. По одному экземпляру описи и акта хранится у каждого из участников.

Как найти где хранятся документы ликвидированного работодателя

При необходимости восстановить сведения о работе в организации, которая была ликвидирована, работники зачастую не знают, куда им следует обратиться. А между тем, алгоритм действий в подобной ситуации достаточно прост:

  • прежде всего стоит уточнить, возможно компания еще существует, о обратиться непосредственно в кадровую службу;
  • или получить в налоговой службе документ о ликвидации организации (выписку из ЕГРЮЛ) и тогда уже отправляться в местный архив;
  • знание точного наименования компании и ее нахождения облегчит поиск.

Организация ликвидирована документы в архив не сданы

Если при ликвидации компании ее руководство не озаботилось подготовкой и передачей в архив всех необходимых сведений, то тем самым она нарушила действующее законодательство. Это дает право привлечь участников ликвидационной комиссии, в чьей компетенции находится подготовка документов, к ответственности: административной по ст. 13.25 КоАП или уголовной по ст 325 УК РФ.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097371-qqq-17-m5-kak-postupit-s-kadrovymi-dokumentami-pri-likvidatsii-organizatsii

Адвокат.ру
Добавить комментарий